Hintakilpailun sudenkuoppa

Niina oli siirtynyt duuniin kunnalliselle puolelle. Tarkemmin ottaen tietohallintoon. Tietohallinnon tehtävänä oli ensisijaisesti pitää järjestelmät iskussa, hoitaa uusien käyttäjien koulutukset ja mikä tärkeintä, huolehtia uusien järjestelmien käyttöönottoprojekteista. Kunnassa oltiin käynnistämässä projektia taloushallinnon tuntikirjanpitojärjestelmän uusimiseksi ja asianmukainen kilpailutuskin oli lähtenyt käyntiin pykälien mukaan.

Plani näytti tältä: Hankintailmoituksessa sisällytetään projektin läpivientiin myös testaus ja sen raportointi. Se olisi yksi vaatimuksista toimittajalle. Näin toimittaisiin, koska näin on aina ennenkin toimittu. Tyypillisesti kunnan kilpailutuksissa tarjouksen jättäneistä yrityksistä seulottiin parhaiten kriteerit täyttävät toimittajaehdokkaat. Niistä valittiin lopulta halvin.

Niinaa koko homma hieman askarrutti jo projektin alussa, sillä hän oli yritysmaailmassa kohdannut kerta toisensa jälkeen projekteja tiukalla budjetilla. Yhteistä näissä kaikissa projekteissa oli että jostain kohtaa oli ollut pakko tinkiä. Tuotteet on aina saatava valmiiksi, joten koodauksesta harvoin pystyy paljoa tinkimään. Niinan kokemuksen mukaan ensimmäisenä kokonaisratkaisuun tähtäävät projektit viilasivatkin resurssointia testauksesta.

Eli yhteistä kaikissa tiukalla budjetilla toimivissa projekteissa on että testauksesta viilataan ensimmäisenä ja eniten.

Niinan voimakkaista vaatimuksista johtuen kunnassa päätettiin ottaa riski. Ensimmäistä kertaa lähdettiin kokeilemaan uutta lähestymistapaa: Niinan idea oli että kilpailutetaan toimitus ilman testausta ja hankitaan erikseen testaus kolmannelta osapuolelta. Ratkaisu tuntui päättäjistä kyllä vähän kalliimmalta. Tulihan kilpailutuksia nyt kaksi ja yhteishinta olisi todennäköisesti muutenkin vähän kalliimpi. Niina kuitenkin vaati että kokeillaan tällaista lähestymistä yhdesti ja haudataan toimintamalli, mikäli kuvio tulee kalliimmaksi.

Kilpailutusten lopputuloksena oli projektin toteutuksen suuremmat välittömät kulut, kuten oltiin ennustettu. Päättäjät jupisivat jo että “Eipäs olisi kannattanut kuunnella tuota Niinaa, tuli kalliiksi tämä kokeilu”.

Projektin edetessä kuitenkin eroja entiseen toimitamalliin alkoi löytyä. Testaukselta saatiin ajantasaisesti raportteja ja selkeää tietoa järjestelmän kehittymisestä. Virhetietokantaan kertyi vikatietoja koko projektin aikana melkein 3 kertaa enemmän kuin koskaan aikaisemmin ja lisäksi kunnalla oli suora pääsy virhetietoihin. Objektiivinen näkemys tuotteeseen ja sen tilaan poiki siis paljon aikaisempaa parempaa tulosta. Projektinaikaista suoraa kustannusetua ei kuitenkaan vielä syntynyt.

Järjestelmän käyttöönottopäivästä kunnalla oli sopimuksen mukaan 30 päivää aikaa huomauttaa ja raportoida virheistä. Kaikki myöhemmin löydetyt virheet menisivät sitten korjaukseen todella tyyriiseen tuntihintaan. Vielä 30 päivän huomautusaikana ammattitestaajat löysivät joukon vikoja ja tietysti vielä korjaamattomia virheitä oli kertynyt myös projektin aikana. Kaikki keskeiset ongelmat saatiin korjaukseen huomautusajan puitteissa. Ja tietysti ilman lisäkustannuksia kunnalle!

Suorien korjauskustannusten lisäksi lisää kustannusetua tästä projektista paljastui myöhemmin, kun kunnassa alettiin uusimaan palkanlaskentajärjestelmiä. Tuntikirjanpitojärjestelmän ja palkanlaskentajärjestelmän välillä ei aikaisemmin ollut toimivaa integraatiota, mutta Niinan kilpailutusmallissa testaaja oli osannut ottaa huomioon myös järjestelmän jatkokehitysvaatimukset. Testaus oli valvonut kunnan etua vaatimalla että toimitettavan tuntikirjausjärjestelmän rajapintojen tulee olla avoimet jatkokehitykselle. Näin kunta välitti kalliit kustannukset suljettujen rajapintojen avaamisesta. Kiitos laatupoliisin.

Niina sai kiitosta rohkeudesta vaatia muutoksia. Tästä kokeilusta tuli kunnassa lopulta hyvä tapa, jota uskallettiin mainostaa myös naapurikunnan johtajalle.

Kaiken kilpailuttaminen yhdessä nipussa aiheuttaa väistämättä töiden priorisointia. Ensikerralla kun kilpailutat, mieti tarkoin oletko oikeasti valmis tinkimään testauksesta kehityksen hyväksi.

P.S. TestausOSY:n oulun ryhmällä vedettiin viimeviikolla miniseminaari testauksen ulkoistamisesta, josta tämäkin aihe sai alkunsa. Jäsen tai ei: Tervetuloa matkaan tuleviin tapahtumiin. Seuraa tapahtumakalenteriamme täällä.