Miksi julkiset IT-hankkeet niin usein menevät pieleen?

Tietoviikko pohdiskelee aihetta, että voiko julkisella sektorilla huonosta IT-hankkeesta kieltäytyä. Siellä puhutaan hienoja sanoja ja kerrotaan, että hieno strategia ict-hankintoihin pitäisi olla. Minä uskon, että IT-strategiatyöryhmistä ei löydy ratkaisua tähän ongelmaan.

Toimikoon tämä kirjoitus enemmän hahmotelmana ja keskustelunavauksena, kuin ilmiselvänä faktana. Kirjoituksen tarkoituksena pohdiskella, minkä vuoksi julkiset it-hankkeet epäonnistuvat niin usein. Aluksi käyn lyhyesti läpi lähteiden it-hankkeiden onnistumisten ja epäonnistumisten syytä. Sitten kuvataan lyhyesti julkisten it-hankkeiden kilpailutusmenettelyt. Voi olla, että nuo kaksi asiaa liittyvät toisiinsa.

Googlettamalla “Why software projects fail” löytyy sivustokaupalla syitä, miksi it-projektit ylipäätään voivat mennä pieleen. Listoilla on hieman eri painotuksia, mutta jokaisessa nousee esille loppukäyttäjän näkökulman puute. Siis se, että hankkeen speksaa, kilpailuttaa, tilaa ja hyväksyy jokin aivan muu taho, kuin loppukäyttäjät. Lisäksi johdon tuki oli usein puutteelista tai jopa olematonta. Oleellista on huomata, että teknologiset haasteet tai henkilöiden “epäkurantti” osaaminen eivät olleet lähellekään yhtä merkityksellisiä tekijöitä.

Onnistuneille projekteille ominaista on, kuten edellisen kappaleen perusteella arvata saattaa, että loppukäyttäjät ovat alusta asti osallisena projektiin. Tämä auttaa paitsi tekemään toimivamman softan, helpottaa se myös käyttöönottovaihetta, kun ohjelmisto on tuttu. Loppukäyttäjien mukanaolo puolestaan johtaa väistämättä siihen, että ohjelmiston vaatimuksia lisätään, muutetaan ja poistetaan kehitystyön edetessä. Tämä vaatii joustavia kehittäjiä ja projektipäälliköitä, jotka oikeasi haluvat saada asiakkaan tyytyväiseksi ja tuotteen erinomaiseksi.

Julkiset IT-palveluiden kilpailutukset etenevät kutakuinkin seuraavasti:

1. Julkinen yksikkö päättää, että tarvitaan Järjestelmä.
2. Julkinen yksikkö saattaa tehdä tietopyynnön, missä potentiaalisilta toimittajilta pyydetään kommentteja.
3. Hankittavan Järjestelmän vaatimusmäärittely tehdään parhaan kyvyn ja osaamisen mukaan. Mukana arvailemassa saattaa olla myös tulevia käyttäjiä
4. Toimittajat kilpailutetaan ja valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin

Valitulla Toimittajalla on speksi, jonka perusteella ohjelmisto pitää toteuttaa kiinteään hintaan. Muutosten tekeminen on hankalaa, koska se muuttaa Toimittajan aikataulutusta ja sitä kautta kasvattaa kuluja tai vaihtoehtoisesti Julkisen yksikön tulisi kasvattaa budjettia. Se on aika hankalaa julkisella sektorilla, joten mennään alkuperäisen suunnitelman mukaan.

Näin ollen, julkisissa hankinnoissa on rasitteena kilpailutuksesta ja kilpailulainsäädännöstä johtuva rakenteellinen ongelma. Loppukäyttäjien tiedon ja asiantuntemuksen hyödyntäminen projektin kuluessa on tehty kutakuinkin mahdottomaksi. Ja kuten aikaisemmin todettiin, on se suurin yksittäinen syy, miksi IT-hankkeet epäonnistuva.

En tunne kilpailulainsäädäntöä kovin hyvin. Jos kilpailutuksen voisi hoitaa siten, loppukäyttäjät saadaan järkevästi mukaan hankkeeseen, niin lakimuutoksia ei silloin tarvittaisi. Ainoastaan osaamista ostoihin. IT-järjestelmän kilpailutusta ei voida tehdä samoilla menetelmillä, kuin lumen aurausta tai lämpöpumppujen asennusta.

Avaan keskustelun!