Kenen työtä kannattaa tehostaa?
Talouselämän “Minä Väitän” osastolla NSN:n johtajat puivat Suomen kilpailukykyä. Avainsanana tässäkin tapauksessa komeili tuottavuus. Teksissään Ilkka Lakaniemi ja Anne Larilahti nimittäin väittävät että suomalaisten yritysten kyvyssä ottaa käyttöön ja hyödyntää tietotekniikkaan on vielä paljon tekemistä.
Olen heidän kanssaan samaa mieltä. Uskallan jopa väittää että usein päätökset pitäytyä vanhoissa menetelmissä tai työkaluissa syntyvät mukavuuden halusta. Toiminnan kehittämishankkeiden ja järjestelmämuutosten lykkäämistä tai hylkäämistä on helppoa perustella vaikkapa taloudellisilla näkökohdilla, mutta väitän että todellisuus on toinen.
Muutos on työlästä, muutoksesta aiheutuu riskejä ja joku kantaa myös vastuun. Oikeastaan vastuukaan ei ole sitä suurinta herkkua. Kaikkein mukavinta olisi pysyä tutulla ja turvallisella maaperällä. Mukavuusalueella. Onhan se toiminut tähänkin asti ! ?
Entäpä sitten kun uskallus ja innostus on lopulta saatukin riittämään muutokseen? Uusi tietotekninen ratkaisu on valittu työskentelyn tehostajaksi ja on käyttöönoton aika. Käyttäjiä alkaa ahdistaa ja muutosvastarintaan käydään ennen kuin työkalut ovat edes koulutusvaiheessa. Johdon esittelemät muutokset aiheuttavat lähes poikkeuksetta vastareaktoita henkilöstön keskuudessa. Mistä tämä johtuu?
Lakaniemi ja Larilahti esittivät että olisi tärkeää hankkia valmiuksia teknologian käytön laajentamiseen yritysten sisällä.
Tämän tulisi tapahtua niin, että tietotekniikka tehostaa koko henkilöstön toimintaa, ei pelkästään johdon tai tiettyjen asiantuntijaryhmien.
Johtuisiko vastarinta siis tottumuksesta? Työntekijä on tottunut siihen että tietotekniikka ei tehostakaan oman pelikentän toimintaa vaan se saattaa jopa työllistää lisää. Valitettavasti useimpien työkalu-uudistusten voittajana selviää ainoastaan johtaja joka saa kätevät raportit ja hyvät seurantatyökalut. Ratkaisun myyjä (*) on siis tehnyt työnsä hyvin kohderyhmässä. Tässäpä siis haaste:
Uskalla vaatia enemmän kun ensi kerralla käynnistätte toiminnan tehostamishankkeen! Vaadi ensimmäisenä että valitsemasi ratkaisu oikeasti tehostaa koko käyttäjäkunnan työskentelyä. Lopulta huomaat että myös muutosvastarinta vähenee ja organisaatiosi uskaltaa opetella uutta.
(*) Myyjällä tarkoitetaan tässä tapauksessa sitä tahoa joka on onnistuneesti ajanut uuden ratkaisun käyttöönottopäätöksen läpi. Ajatuksen myyjä voi siis tulla myös organisaatiosi sisältä.
Suosittelemme myös:
Milloin kannattaa testata?
Testaaja. Tuo aikamme Nostradamus ja tulevaisuutemme moukarimies, on tuohtunut ja pyörittelee peukaloitaan. Mitä aikaisemmin testauksen aloittaa,...
Mikä on kun ei taidot riitä?
Ilma oli sakea, tunnelma tiivis ja noin 100 kilttiä koululaista nojautui kuuntelemaan väkeviä tarinoita myynnin ihmeellisestä maailmasta. Istuin...
Uuden järjestelmän tai menetelmän ottaminen mukaan jo olemassa olevaan työntekoprosessiin on haastavaa, koska ihmisillä todellakin tulee helposti vastareaktio kun ovat todennäköisesti vuotaneet hikeä ja verta opetellessaan vanhan systeemin. Tähän kun lisää sen, että managementti todennäköisesti myös on nihkeänä uusille järjestelmille, niin pato on rakennettu.
Tämän padon joka ajan mittaan muuttuu patoutumaksi, voi kuitenkin purkaa. Nyt Youtube-aikakautena kannattaa käyttää hyväkseen tätä tiedon valtatietä jota kaikki katsovat joka päivä. Lyhyt ja ytimekäs Youtube-video uudesta järjestelmästä tai prosessista yhdistettynä jämäkkään myyntipuheeseen on voimakas tiedon ja ajatusten tuoja. Työpaikalla Youtube-videoita on helppo katsoa ja niitä on mukava jakaa toisille.
Youtube-teoriani perustuu useaan esimerkkiin joista mainitsen sellaisen jossa kaveri oli tehnyt yksinkertaisen mutta hauskan pelin iPhonelle ja laittoi sitten pelistään videon Youtubeen ja kommenttiin linkin Apple storeen. Ja nyt kaveri sitten taitaakin olla eläkkeellä jossain palmujen katveessa Karibialla 😉
”Johtuisiko vastarinta siis tottumuksesta? Työntekijä on tottunut siihen että tietotekniikka ei tehostakaan oman pelikentän toimintaa vaan se saattaa jopa työllistää lisää.”
Tuo on koko homman ydin. Toimittajalle asiakas on maksaja ja päättäjä, mutta todellisuudessa asiakkaan pitäisi olla Maksaja + Käyttäjä. Testaushommissa Maksajan suuri rooli näkyy. Hän priorisoi työn hyvin usein, jolloin testaajilla ei ole mahdollisuutta sukeltaa käyttäjän näkemykseen. Aika usein käy niin, että viestintä tapahtuu maksajan ja ”käyttäjää edustavan projektipäällikön” kanssa. Projektipäällikkö kuitenkin on tiiviisti samassa kategoriassa maksajan kanssa, eikä näe käyttäjää oikeasti.
Kiitos Teemu,
Jaat osuvasti asiakkuuden kahteen tärkeään osaan. Nimenomaan loppukäyttäjän näkökulma on yksi niistä tekijöistä mikä merkitsee tuliko ratkaisusta oikeasti sitten menestys vai ei.
Teimme viime syksynä CAD-työkaluja valmistavalle Jidealle (http://www.jidea.fi/) testausprojektin, jossa maksaja onnistui esimerkillisellä tavalla. Maksaja nimittäin asetti alusta alkaen meille vaatimuksen: ”Tehtävänne on testata kuten olisitte meidän asiakkaame”
Tämän vaatimuksen ansiosta testausprojektin tuloksena ei syntynytkään pelkästään konkreettisia tietoa testattavien tuotteiden kypsyydestä. Lisäksi saatiin kasa kullan arvoista tietoa esimerkiksi tuotteen käytettävyydestä sekä tuotteen ostoprosessin helppoudesta ja pullonkauloista. Kaikki tämä tieto saatiin ilman että jouduimme tekemään yhtään tavanomaista enempää työtä.
Niille, jotka lukevat blogimme kommenttiosastoa aktiivisesti, suosittelen asiakkuutta käsittelevää Teemun blogitekstiä: http://softanmurskausta.wordpress.com/2010/01/09/asiakas-kuka-se-on/
Ja vielä perään kiitos Ammattitestaajalle,
Youtube-teoria on järkevä ja näkökulma mielenkiintoinen. Näkisin Youtuben ja muut sosiaaliset mediat erinomaisina keinoina markkinoida muutosta etukäteen. Muutokset on helpompaa hyväksyä kun sitä esittelee vaiheittain ja antaa loppukäyttäjälle enemmän aikaa pureskeluun. Mielestäni tässä on kuitenkin tärkeää muistaa että myös lopputulos ratkaisee. Hyvin markkinoitu, mutta huonosti toteutettu on omiaan opettamaan taas uuden kerroksen nihkeyttä ja vastarintaa loppukäyttäjälle.
Päivää herrat,
Talouspäällikkö haluaa taas muistuttaa tämän kirjoituksen yhteydessä todellisen maailman realiteeteistä. Kysytte ja ihmettelette, miksi ”tavalliselle duunarille” ja keskijohdolle uudet työkalut tai uusi järjestelmä aiheuttaa niin paljon vastarintaa, vaikka uusi systeemi helpottaisi työntekoa nykyiseen verrattuna. Jälleen kerran peliin on nostettu termi ”mukavuusalue”. Tuon sanan varjolla sitä onkin helppo kritisoida mitä vaan.
Vaikka uusi tietojärjestelmä voisikin tuottaa helpostusta todellisten tekijöiden elämään, on edessä ainakin kaksi tosiasiaa: ylimenokausi ja tiedon porttaus uuteen järjestelmään. Ja nämä kaksi asiaa tulevat vaikeuttamaan muiden kuin johtajien arkea ihan tosissaan. Voi olla, että vanhaa ja uutta järjestelmää käytetään ”hetken aikaa” eli ainakin puoli vuotta rinnan, jotta saadaan uusi systeemi varmasti toimimaan. Tai, että tietojen siirrossa uuteen järjestelmään on tapahtunut jotakin kummallista, eikä kaikki tieto ole siirtynyt uuteen järjestelmään oikein tai pahimmassa tapauksessa ollenkaan. Nyt jos tämä ”tietotekinen uudistus” tehdään parhaimmillaan 1,5 vuoden välein, niin voitte vain miettiä, mistä padot ja vastarinnat alkavat muodostua.
Ja entäs rahassa mitattuna? Saamme järjestelmäuudistuksella säästettyä 10% kuluissa tulevaisuudessa. Meillä tuhraantuu ylimenokauteen (tuplakäyttö), uuden järjestelmän käyttöönotto- ja vanhojen tietojen porttausongelmiin 6 kuukauden ajan 40% työajasta. Tämän lisäksi rasitamme resurssejamme henkisesti, kun joudumme koko ajan toitottamaan kuinka paljon parempi uusi järjestelmä on ja kuinka se parantaa tuottavuutta tulevaisuudessa. Pannaan tälle henkiselle rasitukselle painoarvoa vaikkapa 10%-yksikköä. Siinä on uudella järjestelmällä melko kova homma ottaa kiinni menetetty aika 1,5 vuodessa.
Mukavuusalue-termi tuntuu olevan nykypäivän hype-sana. Nykyään työelämässä ei saa mistään olla toista mieltä, koska silloin kirjautuu mukavuusalueelle kuuluvaksi henkilöksi ja kritiikki menettää HETI merkityksensä. ”No hän nyt vastustaa tätä sen takia, kun haluaa pysyä mukavuusalueellaan.” Miettikääpä, onko joskus muutoksen vastustajalla esim. sellaista kokemusta, että hänen on oikeutettua muutosta vastustaa. Eikä ne nuo taloudelliset näkökulmat vastustuksen syynä aina ole pelkkää huuhaata, arvoisa herra Niittyviita, kyllä tosielämässä raha ratkaisee aika usein!
Haluan vielä loppuun todeta, että en vastusta muutosta ja uskon vakaasti siihen, että uusien tietojärjestelmien ja menetelmien ansiosta tuottavuutta saadaan parannettua. Kannattaa kuitenkin aina ensin pysähtyä miettimään onko nyt oikea aika uudistaa juuri tämä järjestelmänsä, ettei turhaan tehdä 1,5 kierteitä. Kaikessa muutoksessa on oltava JÄRKI mukana, eikä muutosta kannata tehdä vain muutoksen halusta. VIISAUTTA taas on uudistaa oikeat järjestelmät oikeassa hetkessä. Ja järki ja viisaus eivät ole sama asia. Järki tai äly on loogista päättelykykytaitoa, sanaan viisaus liittyy aina aika. Aika näyttää mikä oli viisasta ja sopivalla älyllä ja kokemuksella voi kompensoida viisautta. Eli kukaan ei voi sanoa, onko viisasta uudistaa järjestelmät nyt, sen näyttää aika oliko asianlaita näin. Tämän todella hienon määrittelyn kuulin arvoisalta kollegaltani eräällä kahvitunnilla. Kiitos siitä hänelle.
Tuottavuuden parantamista miettiessäni totean aina: Maltti mukaan muutokseen!
Talouspäällikkö kirjoittaa ilmeisen vankalla kokemuksen rintaäänellä. Kyllähän se niin toki on, että joka paikkaan ei kannata lähteä istuttamaan mitä tahansa ja milloin tahansa. Mukana täytyy olla JÄRKI kuten talouden ammattilainen totesikin 🙂
Pitkän ajan yli tarkasteltuna järjestelmät kuitenkin kannattaa jossain vaiheessa tarkistaa ja päivittää ja tuolloin kyseeseen voi tulla myös koko järjestelmän vaihto. Tähän massiiviseen päätöksentekoon voi uuden järjestelmän potentiaalinen toimittaja vaikuttaa itse paljon tarjoamalla selkeän kuvan siitä mitkä ovat uudet mahdollisuudet ja kuinka helppoa vanhojen tietojen porttaus on edellyttäen, että sanoille on myös katetta.
Kiitos herrat! Juuri tällaista vuoropuhelua on mmahtavaa käydä meille tärkeistä asioista. Tartuitte juuri niihin asioihin, joista ajatuksia toivoinkin heräävän.
Järjestelmä- ja menetelmämuutokset toki aiheuttavat tarpeen porttaukseen ja ylimenokauteen. Minä väitin että aivan liian usein pelkästään ajatus hetkellisestä lisätyöstä ja toisaalta myös henkilöstön vastarinnasta on omiaan lannistamaan muutoshankkeiden suunnittelijat. Toistan vielä mitä tekstin lopussa toivoin: ”Uskalla vaatia enemmän kun ensi kerralla käynnistätte toiminnan tehostamishankkeen!”
Minun mielestä tässä onkin koko jutun ydin, johon myös Ammattitestaaja oli päätynyt. Järjestelmätoimittajat tai toimintatapakonsultit kaatavat helposti hommat ostajan niskaan. He haluavat myös pysyä ”mukavuusalueella”. Mistä siis johtuu että ostaja ei usein osaa asettaa vaatimuksia oikein? Laittaa toimittaja töihin! Ostaja voisi vaatia että porttaus vanhasta järjestelmästä uuteen on saatava pelaamaan, muuten ei tule kauppoja. Lisäksi vaikkapa koulutusten ja on-site supportin on järjestyttävä ensimmäiseksi kolmeksi kuukaudeksi.
Kuten talouspäällikkö sanoikin, niin viisautta on uudistaa oikeat järjestelmät oikeaan aikaan. Samaan ajatukseen minä lisäisin vielä että viisautta on myös osata vaatia uudistukselta niitä oikeita asioita.